Concept Huishoudelijk reglement
Contactgroep Postactieven Groepen Geleide Wapens
Artikel 1
Begripsbepalingen
1.1 In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder de vereniging: de Contactgroep Postactieven Groepen Geleide Wapens (verder genoemd CGPA GGW) gevestigd op de Luitenant-generaal Bestkazerne te Vredepeel (gemeente Venray).
1.2 De statuten: de statuten van de vereniging, vastgesteld bij notariële akte d.d. …………, door notaris ………….. te ……….
1.3 Het bestuur: het bestuur van de vereniging.
Artikel 2
Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
2.1 Het bestuur, belast met het besturen van de vereniging, bestaat uit vijf personen, te weten een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij laten zich bijstaan door de ‘functionaris Food & Beverage’ en de ‘functionaris Reizen en Contact nabestaanden’. De drie primaire functies worden vervuld door oud-KLu personeel.
2.2 Het bestuur heeft het financieel- en materieel beheer over de faciliteiten en middelen, toebehorend aan de vereniging dan wel aan de vereniging ter beschikking gesteld.
2.3 De voorzitter is belast met:
- de algemene leiding en coördinatie binnen het bestuur;
- de coördinatie van activiteiten van bestuur en leden;
- het (doen) uitvoeren en (doen) onderzoeken van uitvoeringsmogelijkheden van besluiten en suggesties van de ALV;
- het in voorkomend geval optreden als representant van de vereniging CGPA GGW;
- de leiding van leden- en bestuursvergaderingen.
De voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door de vicevoorzitter.
Bij ontstentenis van ook de vicevoorzitter vervangt het oudste in leeftijd aanwezige bestuurslid.
De voorzitter beslist bij staking van stemmen in een bestuursvergadering.
2.4 De secretaris, tevens vicevoorzitter, is belast met:
- het opmaken van verslagen van de leden- en bestuursvergaderingen;
- het verzorgen van de verenigingscorrespondentie;
- het verzorgen van het verenigingsarchief, de presentielijsten van de leden-vergaderingen en de eventuele stembiljetten;
- het opmaken en verzenden van convocaties (met eventuele agenda) voor te houden vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
- het, met assistentie van de penningmeester, bijhouden van een ledenadministratie.
Bij afwezigheid van de secretaris wijst de voorzitter een ander bestuurslid aan ter tijdelijke vervanging.
2.5 De penningmeester is belast met:
- het dagelijks financieel beheer;
- het ontvangen van alle, de vereniging toekomende, gelden;
- het verrichten van alle betalingen;
- het bijhouden van een kasboek, een contributieregistratie en een inventaris-registratie van gebruiksgoederen van de vereniging;
- het opmaken van de jaarlijkse balans en verlies- en winstrekening;
- het assisteren van de secretaris bij het bijhouden van de ledenadministratie.
Bij afwezigheid van de penningmeester is de voorzitter gemachtigd betalingen te verrichten.
2.6 De functionaris Food & Beverage is belast met:
- bestellingen van drank en voeding in de breedste zin van het woord voor door de CGPA GGW georganiseerde evenementen;
- contact met Facilitair Bedrijf Defensie (FBD) en bar- en keukenpersoneel voorafgaand aan en tijdens door de CGPA georganiseerde evenementen.
2.7 De functionaris Reizen en Contact nabestaanden is belast met:
- het inwinnen en distribueren van informatie voor, door de CGPA GGW te organiseren, busreizen;
- contact met het busbedrijf dat de reis verzorgd;
- het onderhouden van contact met en het leveren van eventuele nazorg aan nabestaanden van overleden leden.
2.8 Een bestuurslid is te allen tijde bevoegd inzage in de boeken en stukken te vorderen. Hieraan moet binnen acht dagen worden voldaan.
2.9 Bestuursvergaderingen worden belegd:
- naar behoefte van het bestuur;
- binnen een maand, nadat ten minste twee bestuursleden een gemotiveerd verzoek daartoe bij de voorzitter hebben ingediend.
- Oproepen tot een bestuursvergadering geschiedt zo mogelijk acht dagen van te voren.
2.10 Stemrecht. Ieder bestuurslid, ook de toegevoegde functionarissen, heeft een gelijkwaardige stem.
2.11 Bestuursleden worden verkozen voor een periode van drie jaar, hierna treden zij af waarbij zij zich wederom verkiesbaar kunnen stellen. Om doorstroming naar jongere bestuursleden te bevorderen is aan een bestuursfunctie een maximale tijdspanne van 2 x 3 jaar toegekend. Teneinde de continuïteit binnen het bestuur te borgen treden jaarlijks twee leden af conform het volgende rooster:
- Jaar 1 Voorzitter en functionaris Reizen en Contact nabestaanden;
- Jaar 2 Secretaris;
- Jaar 3 Penningmeester en functionaris Food & Beverage.
Artikel 3
Algemene ledenvergadering
3.1 De algemene ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan binnen de vereniging Contactgroep Postactieven GGW. Haar besluiten zijn bindend.
3.2 Door het bestuur zal een ALV worden uitgeschreven:
- jaarlijks omtrent de maand mei ter verkiezing/herverkiezing van de leden voor het bestuur en ter aflegging van verantwoording door het bestuur inzake het gevoerde beheer en beleid; waarbij de leden tevens worden geïnformeerd omtrent status van en planning binnen de CGPA;
- wanneer het bestuur dat wenselijk acht; na een schriftelijke aanvraag hiertoe bij de voorzitter door tenminste 10 leden.
3.3 Ieder lid heeft het recht zijn stem uit te brengen. Besluiten – niet zijnde besluiten tot wijziging van de Statuten – worden bij eenvoudige meerderheid van stemmen genomen. Stemmen geschiedt schriftelijk of bij handopsteking. Indien voor een vacante positie binnen het bestuur meerdere kandidaten zich hebben aangemeld wordt altijd schriftelijk gestemd.
3.4 Een verhinderd lid kan per schriftelijke volmacht zijn stem uitbrengen. De volmacht dient voor de aanvang van de stemming aan het bestuur te worden afgegeven. Een gevolmachtigde kan voor ten hoogste twee andere leden optreden. Hij tekent in voorkomend geval de presentielijst mede voor de opdrachtgever(s).
3.5 Stemmen geschiedt op een ter ALV te bepalen wijze. Bij staking van stemmen vindt herstemming plaats. Bij tweede staking van stemmen wordt het voorstel verworpen.
3.6 De rekening en verantwoording, als bedoeld in artikel 12.3 van de statuten, wordt vier weken voor de algemene ledenvergadering toegezonden aan de leden.
De penningmeester brengt een balans met toelichting uit.
Artikel 4
Kascontrole- en Continuïteitscommissie
4.1 De kascontrolecommissie controleert de financiële administratie en jaarrekening van de vereniging namens de leden. Hun voornaamste taak is verifiëren of de penning-meester de cijfers correct heeft weergegeven, uitgaven rechtmatig zijn en of het financieel beleid verantwoord is. Dit resulteert in een advies aan de ALV over décharge van het bestuur.
4.2 De continuïteitscommissie is een tijdelijk orgaan dat het bestuur van de vereniging overneemt bij ontstentenis of belet (collectief aftreden, ziekte, overlijden) van alle bestuurders. Doel is om de vereniging stuurloosheid te besparen, lopende zaken te behartigen en een nieuw bestuur te formeren. Taak van de commissie is het waarnemen van bestuursdaden, behartigen van verenigingsbelangen en het zo snel mogelijk voordragen van een nieuw bestuur aan de ALV. De commissie is een nood-voorziening; het is niet de bedoeling dat deze de vereniging langere termijn bestuurt.
4.3 Beide commissies bestaan uit twee personen plus één reserve. Kandidaten, niet zijnde bestuursleden, worden tijdens de ALV in functie gekozen uit en door de leden. Leden worden benoemd voor een periode van twee jaar met dien verstande dat een getrapte opvolging plaatsvindt, zulks om continuïteit te borgen.
4.4 In voorkomend geval kunnen beide commissies door dezelfde personen worden bemenst.
Artikel 5
Reis- en onkostenvergoeding
5.1 Bestuursleden verrichten hun diensten in principe belangeloos. Noodzakelijke, voor de vereniging te maken, reis- en onkosten worden evenwel vergoed.
5.2 De vergoeding voor reiskosten met eigen vervoer wordt bepaald door de kilometerafstand tussen de postcodes van het punt van vertrek en het reisdoel. Hierbij geldt het door defensie vastgestelde kilometertarief. Bij gebruik maken van openbaar vervoer worden de kosten daarvan vergoed, met dien verstande dat bij reizen met de Nederlandse Spoorwegen niet meer wordt vergoed dan het tarief van de tweede klasse.
5.3 Onkostenvergoeding, voor bedragen van meer dan € 250,- vindt slechts plaats als vooraf de voorzitter van de vereniging is gekend in de te maken onkosten.
5.4 Uitbetaling van de gemaakte kosten geschiedt – na fiattering voorzitter – door de penningmeester van de vereniging.
Artikel 6
Contributie
6.1 Door de leden is een contributie verschuldigd. Deze contributie wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld en is bij vooruitbetaling te voldoen. Bij voorkeur per machtiging tot automatische afschrijving.
6.2 Bij tussentijdse opzegging van het lidmaatschap blijft de contributie over het lopende verenigingsjaar verschuldigd.
6.3 Een lid wordt bij een contributie achterstand van meer dan zes maanden schriftelijk door het bestuur verzocht alsnog de verschuldigde contributie te voldoen. Als het lid nalatig blijft, zal het bestuur het betreffende lid bij de eerst volgende algemene ledenvergadering voordragen voor royement. Hiervan wordt hij vooraf schriftelijk in kennis gesteld door de voorzitter.
Artikel 7
Overlijden
7.1 Vertegenwoordiging namens de Vereniging vindt plaats nadat het bestuur in kennis is gesteld van het overlijden van een lid.
7.2 Indien de uitvaartplechtigheid plaatsvindt binnen een straal van 50 km van de Luitenant-generaal Bestkazerne, zetel van de CGPA GGW, wordt deze bijgewoond door een vertegenwoordiging van het bestuur. Buiten deze afstand wordt deelneming betuigd middels een kaart.
7.3 Het bestuur behoudt zich het recht voor in bepaalde gevallen van bovenstaande af te wijken.
Artikel 8
Algemene Verordening Gegevensbescherming
8.1 De CGPA GGW dient conform de door de AVG opgelegde regelgeving zorgvuldig om te gaan met (persoons)gegevens en verwacht dat ook van diegenen die actief zijn binnen het bestuur.
Artikel 9
Herkenbaarheid
9.1 Bestuursleden worden door de CGPA voorzien van naamplaatjes met het logo van de CGPA. Zij worden tijdens bijeenkomsten van en externe bezoeken door het bestuur van de CGPA geacht deze naamplaatjes te dragen.
Artikel 10
Communicatie
10.1 De CGPA GGW beschikt over een eigen website om de leden te informeren met betrekking tot te organiseren activiteiten en het wel en wee van de vereniging.
10.2 Drie maal per jaar, indien mogelijk in de maanden maart, mei en november, wordt een contactdag georganiseerd voor de CGPA-leden.
Artikel 11
Slotbepalingen
11.1 De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid en/of aansprakelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook, van leden en derden in de door de vereniging gebezigde accommodaties of middelen van vervoer.
11.2 De vereniging draagt geen verantwoordelijkheid en/of aansprakelijkheid voor schade van welke aard dan ook, welke is veroorzaakt door leden en/of derden tijdens de door de vereniging georganiseerde activiteiten.
11.3 Het huishoudelijk reglement kan ter algemene ledenvergadering worden gewijzigd of aangevuld. Tot wijziging of aanvulling wordt besloten bij gewone meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen.
11.4 In gevallen waarin dit reglement of enig ander voorschrift niet of niet geheel voorziet en waarbij de vereniging direct of indirect is betrokken, handelt het bestuur naar bevind van zaken.
Vastgesteld door het bestuur en goedgekeurd door de leden van de vereniging te Vredepeel op 20 mei 2026