Huishoudelijk Reglement Contactgroep Postactieven Groepen Geleide Wapens

 

Artikel 1
Algemene ledenvergadering

1.1 De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan in de vereniging Contactgroep Postactieven Groepen Geleide Wapens (CGPAGGW). De besluiten genomen in deze vergadering zijn bindend.

1.2 Door het bestuur zal een ALV worden uitgeschreven:

·         Jaarlijks in de maand mei ter verkiezing van de leden voor het bestuur en ter aflegging van verantwoording door het bestuur ter zake van het gevoerde beheer en beleid.

·         Wanneer het bestuur dat wenselijk acht.

1.3 Ieder lid heeft het recht zijn stem uit te brengen. Besluiten, niet zijnde besluiten tot wijziging van de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement (HR), worden met volstrekte meerderheid van stemmen genomen.

1.4 Een verhinderd lid kan per schriftelijke volmacht zijn stem uitbrengen. De volmacht dient vóór aanvang van de stemming aan het bestuur te worden afgegeven. Een gevolmachtigde kan namens ten hoogste twee andere leden optreden. Hij tekent in voorkomend geval de presentielijst voor de opdrachtgever(s).

1.5 Stemmen geschiedt op een ter ALV te bepalen wijze in overeenstemming met de bepalingen in de artikelen 16 tot en met 18 van de Statuten.

Artikel 2
Taken en taakverdeling van het bestuur

2.1 Het bestuur is belast met het financieel- en materieel beheer van de faciliteiten en middelen, toebehorend aan de vereniging, dan wel aan de vereniging ter beschikking gesteld.

2.2 De Voorzitter is belast met:

    De algemene leiding en coördinatie binnen het bestuur.
    De coördinatie van activiteiten van het bestuur en leden.
    Het (doen) uitvoeren en (doen) onderzoeken van uitvoeringsmogelijkheden van besluiten en suggesties van de ALV.
    Het in voorkomend geval optreden als representant van de CGPA Groepen Geleide Wapens.
    De leiding van de leden- en bestuursvergaderingen. De voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door het oudst in leeftijd aanwezige bestuurslid.

2.3 Bij staking van stemming in bestuursvergaderingen beslist de voorzitter.

2.4 De Secretaris is belast met:

    ·     Het opmaken van verslagen van leden- en bestuursvergaderinge
          Het verzorgen van de verenigingscorrespondentie.
          Het verzorgen van het verenigingsarchief, de presentielijsten van de ledenvergaderingen en de eventuele stembiljetten.
          Het opmaken en verzenden van convocaties (met eventuele agenda) voor de te houden vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
          Het, met assistentie van de penningmeester, bijhouden van een ledenadministratie. Bij afwezigheid van de secretaris wijst de voorzitter een ander bestuurslid aan ter tijdelijke vervanging

2.5 De Penningmeester is belast met:

    ·         Het dagelijks financieel beheer.
              Het ontvangen van alle, de vereniging toekomende, gelden.
    ·         Het verrichten van alle betalingen.
    ·         Het bijhouden van een kasboek, een contributieregistratie en een inventarisadministratie van gebruiksgoederen van de vereniging.
    ·         Het opmaken van een jaarlijkse begroting
    ·         Het opmaken van een jaarlijkse balans en verlies- en winstrekening.
    ·         Het assisteren van de secretaris bij het bijhouden van de ledenadministratie. Bij afwezigheid wordt de penningmeester vervangen door de 2e   penningmeester.

2.6 Een bestuurslid is te allen tijde bevoegd inzage in de boeken en stukken te vorderen. Hieraan moet binnen acht dagen worden voldaan.

2.7 Bestuursvergaderingen worden belegd:

·         Telkens wanneer de voorzitter zulks nodig acht.

·         Binnen één maand nadat twee bestuursleden een gemotiveerd verzoek daartoe bij de voorzitter hebben ingediend. Oproepen tot een bestuursvergadering geschiedt zo mogelijk acht dagen van tevoren.

 

2.8 De rekening en verantwoording als bedoeld in artikel 13 van de Statuten en de overige stukken worden vóór de ALV toegezonden aan de leden, die daarom hebben verzocht. De secretaris doet dit in een jaarverslag, de penningmeester brengt een balans met toelichting uit.

2.9 Het dagelijks bestuur (DB) van de vereniging, t.w. de voorzitter, de secretaris en de penningmeester mogen in verband met de continuïteit binnen het bestuur niet gelijktijdig aftreden. Gezamenlijk aftreden van twee van de genoemde bestuursleden is wel mogelijk.

2.10 Slechts die leden kunnen in een bestuursfunctie worden gekozen, indien zij als militair bij de Koninklijke Luchtmacht hebben gediend, dan wel als burgerambtenaar bij de Koninklijke Luchtmacht aangesteld zijn geweest.

Artikel3
Reis- en onkostenvergoeding

3.1 Bestuursleden verrichten hun taken en diensten in principe belangeloos. Noodzakelijke voor de vereniging te maken reis- en andere kosten worden evenwel vergoed.

3.2 De vergoeding voor reiskosten met eigen vervoer wordt bepaald door de kilometerafstand tussen de postcodes van het punt van vertrek en die van het reisdoel. Hierbij geldt het NS-kilometertarief (2e klas) (€ 0,20 de km). Bij gebruikmaking van het openbaar vervoer worden de kosten (2e klas) vergoed.

3.3 De aanschaf van kantoorbehoeften geschiedt door of met instemming van de secretaris.

3.4 Uitbetaling van de gemaakte kosten geschiedt door de penningmeester, uitsluitend op erkende betalingsbewijzen of nota’s.

Artikel 4
Contributie

4.1. Leden zijn contributie verschuldigd. Het bedrag van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de ALV en moet worden voldaan vóór 31 maart van het verenigingsjaar. De leden ontvangen in december een schriftelijk verzoek tot betaling. Het kalenderjaar (1 januari t/m 31 december) wordt beschouwd als verenigingsjaar.

4.2 Bij tussentijdse aanmelding als lid is het evenredig deel als jaarcontributie verschuldigd ingaande op de 1e van de maand volgende op de dag van aanmelding c.q. ontvangst van het aanmeldingsformulier. Bij opzegging van het lidmaatschap vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde contributie.

4.3 Met inachtneming van het gestelde in artikel 4.1 wordt bij een contributieachterstand van twee maanden (te rekenen vanaf 1 maart) het betreffende lid schriftelijk verzocht de contributie alsnog te voldoen. Wanneer aan dit verzoek niet wordt voldaan, zal het bestuur het lidmaatschap van dat lid beëindigen.

4.4 Een erelid is geen contributie verschuldigd.

Artikel 5
Representatie

5.1 Vertegenwoordiging namens de vereniging vindt plaats nadat het bestuur in kennis is gesteld van het overlijden van een lid. Vertegenwoordiging zal op gepaste en algemeen gebruikelijke wijze plaatsvinden.

5.2 Bij bijzondere gebeurtenissen handelt het bestuur naar eigen inzicht met een bij de gebeurtenis passende reactie.

Artikel 6
Introducees

6.1 Indien voor een festiviteit busvervoer wordt ingezet en er nog plaatsen beschikbaar zijn na de sluitingsdatum van de inschrijving, kunnen introducees deelnemen aan deze festiviteit. Introducees kunnen geen gebruik maken van de verenigingskorting en dienen het volle bedrag voor deelname te betalen.