Huishoudelijk reglement
van de vereniging
Groepen Geleide Wapens

Artikel 1

Algemene ledenvergadering

1.1 De algemene ledenvergadering(ALV) is het hoogste orgaan in de Vereniging Contactgroep Postactieven GGW. Haar besluiten zijn bindend.

1.2 Door het bestuur zal een ALV worden uitgeschreven:

a. jaarlijks omtrent de maand mei ter verkiezing/herverkiezing van de leden
voor het bestuur en ter aflegging van verantwoording door het bestuur inzake het
gevoerde beheer en beleid;
b. wanneer het bestuur dat wenselijk acht;
c. na een schriftelijke aanvraag hiertoe bij de voorzitter door tenminste 10 leden.

1.3 Ieder lid heeft het recht zijn stem uit te brengen. Besluiten – niet zijnde besluiten tot wijziging van de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement – worden bij eenvoudige meerderheid van stemmen genomen.
Stemmen geschiedt schriftelijk of bij handopsteking. Over personen wordt altijd schriftelijk gestemd.

1.4 Een verhinderd lid kan per schriftelijke volmacht zijn stem uitbrengen. De volmacht dient voor de aanvang van de stemming aan het bestuur te worden afgegeven. Een gevolmachtigde kan voor ten hoogste twee andere leden optreden. Hij tekent in voorkomend geval de presentielijst mede voor de opdrachtgever(s).

1.5 Stemmen geschiedt op een ter ALV te bepalen wijze. Bij staking van stemmen vindt herstemming plaats. Bij tweede staking van stemmen wordt de kandidatuur/het voorstel verworpen.

Artikel 2

Taken en taakverdeling bestuur

2.1 Het bestuur heeft het financieel- en materieel beheer over de faciliteiten en middelen, toebehorend aan de Vereniging dan wel aan de Vereniging ter beschikking gesteld.

2.2 De voorzitter is belast met:

a. de algemene leiding en coördinatie binnen het bestuur;
b. de coördinatie van activiteiten van bestuur en leden;
c. het (doen) uitvoeren en (doen) onderzoeken van uitvoeringsmogelijkheden van
besluiten en suggesties van de ALV;
d. het in voorkomend geval optreden als representant van de Vereniging Contactgroep Postactieven
GGW;
e. de leiding van leden- en bestuursvergaderingen.

De voorzitter wordt bij afwezigheid vervangen door de vice-voorzitter. Bij ontstentenis van ook de vice-voorzitter vervangt het oudste in leeftijd aanwezige bestuurslid. De voorzitter kan nooit tevens penningmeester zijn.

2.3 De voorzitter beslist bij staking van stemmen in een bestuursvergadering.

2.4 De secretaris is belast met:

a. het opmaken van verslagen van de leden- en bestuursvergaderingen;
b. het verzorgen van de verenigingscorrespondentie;
c. het verzorgen van het verenigingsarchief, de presentielijsten van de ledenvergaderingen en de eventuele stembiljetten;
d. het opmaken en verzenden van convocaties (met eventuele agenda) voor te houden
vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
e. het, met assistentie van de penningmeester, bijhouden van een ledenadministratie.

Bij afwezigheid van de secretaris wijst de voorzitter een ander bestuurslid aan ter tijdelijke vervanging.

2.5 De penningmeester is belast met:

a. het dagelijks financieel beheer;
b. het ontvangen van alle, de vereniging toekomende, gelden;
c. het verrichten van alle betalingen;
d. het bijhouden van een kasboek, een contributieregistratie en een inventarisregistratie van gebruiksgoederen van de vereniging;
e. het opmaken van de jaarlijkse balans en verlies- en winstrekening;
f. het assisteren van de secretaris bij het bijhouden van de ledenadministratie.

Bij afwezigheid van de penningmeester wijst de voorzitter een ander bestuurslid aan ter tijdelijke vervanging.

2.6 Een bestuurslid is te allen tijde bevoegd inzage in de boeken en stukken te vorderen. Hieraan moet binnen acht dagen worden voldaan.

2.7 Bestuursvergaderingen worden belegd:

a. telkens, wanneer de voorzitter zulks nodig acht;
b. binnen een maand, nadat ten minste twee bestuursleden een gemotiveerd verzoek
daartoe bij de voorzitter hebben ingediend.

Oproepen tot een bestuursvergadering geschiedt zo mogelijk acht dagen van te voren.

2.8 De rekening en verantwoording, als bedoeld in artikel 12.3 van de statuten, wordt vier weken voor de algemene ledenvergadering toegezonden aan de leden.
De penningmeester brengt een balans met toelichting uit.

Artikel 3

Reis- en onkostenvergoeding

3.1 Bestuursleden verrichten hun diensten in principe belangeloos. Noodzakelijke, voor de vereniging te maken, reis- en onkosten worden evenwel vergoed.

3.2 De vergoeding voor reiskosten met eigen vervoer wordt bepaald door de kilometerafstand tussen de postcodes van het punt van vertrek en het reisdoel. Hierbij geldt het NS-tarief. Bij gebruik maken van openbaar vervoer worden de kosten daarvan vergoed, met dien verstande dat bij reizen met de Nederlandse Spoorwegen niet meer wordt vergoed dan het tarief van de tweede klasse.

3.3 Onkostenvergoeding, voor bedragen van meer dan € 250,- vindt slechts plaats als vooraf de voorzitter van de vereniging is gekend in de te maken onkosten.

3.4 Uitbetaling van de gemaakte kosten geschiedt – na fiattering voorzitter – door de penningmeester van de vereniging.

Artikel 4

Contributie

4.1 Door de leden is een contributie verschuldigd. De contributie wordt jaarlijks door de algemene vergadering vastgesteld en is bij vooruitbetaling te voldoen. Bij voorkeur per machtiging tot automatische afschrijving.

4.2 Bij tussentijdse opzegging van het lidmaatschap blijft de contributie over het lopende verenigingsjaar verschuldigd.

4.3 Een lid wordt bij een contributie achterstand van meer dan zes maanden schriftelijk door het bestuur verzocht alsnog de verschuldigde contributie te voldoen. Als het lid nalatig blijft, zal het bestuur het betreffende lid bij de eerst volgende algemene ledenvergadering voordragen voor royement. Hiervan wordt hij vooraf schriftelijk in kennis gesteld door de voorzitter.

Artikel 5

Lief en Leed

5.1 Vertegenwoordiging namens de Vereniging vindt plaats nadat het bestuur in kennis is gesteld van de in punt 5.2 opgenomen gebeurtenis.

5.2 Bij de hierna vermelde gebeurtenis vindt vertegenwoordiging plaats op de erachter vermelde wijze:

Overlijden  –   Delegatie